Organizar mi tiempo

Cómo organizarme mejor y sentir que aprovecho mi tiempo

Pautas para optimizar la gestión de nuestro tiempo y organizarnos mejor.

Muchas veces yo misma lo he pensado ¡No me da tiempo a nada!.

Tener la sensación de ir siempre con prisas, de no dar abasto, estar muy ocupado.. con muchos compromisos tanto profesionales como personales, pero aún así sentir que uno no avanza, que no llega a hacer lo que se propone, o que no se hace nada de provecho. También puede haber sensación de dispersión y de agobio, empezar muchas cosas y no acabarlas, o no saber por dónde empezar.. ¡ojalá el día tuviera 40 horas! ¿Te ha pasado alguna vez algo así?

Hoy quiero hablaros de la gestión del tiempo y organización de nuestras actividades.

Este tema es muy amplio, hay multitud de estudios, métodos, recursos y áreas a tener en cuenta. Pero aquí os quiero resumir algunos puntos esenciales para optimizar la gestión del tiempo y organizarnos mejor: Os adelanto que tiene que ver con nuestros hábitos, con aprender e incorporar buenos hábitos y eliminar malos hábitos que hacen que no seamos eficaces.


Aprender a organizarse es una habilidad que se puede adquirir y perfeccionar:

No valen excusas del tipo “yo siempre he sido así”, o “es imposible porque tengo mil cosas que hacer”.. cuantas más cosas más importante es tener una buena organización. Seguro que conoces a gente que tiene la agenda muy llena y funcionan muy bien, sin agobios y de manera productiva.

Si tienes realmente más tareas en tu rutina diaria de las que puedes abarcar, entonces estás organizando mal tu agenda. Puede que haya un problema a la hora de decir que no, a la hora de calcular el tiempo que te llevará cada cosa, de asumir responsabilidades que podrías delegar o que no son tuyas, de poner límites, o de pedir ayuda. Si más bien el problema es que no encuentras hueco para cosas que consideras importantes, que haces mucho pero sientes que no avanzas, que estás siempre ocupado pero no eres productivo, o que pierdes el tiempo y no sabes en qué, etc. Entonces puede que haya varios hábitos que modificar para optimizar el uso de tu tiempo.


Primero: Autoanálisis. ¿Cómo gasto mi tiempo?

Revisa tu día a día, las actividades que realizas y las cosas que consumen tu tiempo, toma nota de ello. Puedes incluso (y te recomiendo) utilizar herramientas para hacerlo como aTimeLogger  o en contexto más laboral Toggl. Te ayudará a tener una buena base sobre la que trabajar tu organización.


Evitar y eliminar distractores:

Mi primer consejo es eliminar el multitask y los distractores. Nuestro cerebro no tiene capacidad para procesar en paralelo: sino que va saltando su atención de una actividad a otra. Cuando las interrupciones son frecuentes o vamos saltando de una cosa a otra en poco tiempo, no conseguimos profundizar ni focalizarnos en ninguna. Hemos de entrenar nuestro “Focus” (por cierto, este es el título de un libro estupendo de Daniel Goleman, si no lo has leído te lo recomiendo Focus (Ensayo))

Elimina las interrupcionesProcura trabajar de forma continuada y en una sola cosa a la vez.  Si estás escribiendo un informe, no atiendas llamadas ni mires el email. Las interrupciones rompen la concentración y tardamos en volver a conectar, nos hacen más lentos, cometemos más errores, y además nos generan ansiedad.

Es imposible en algunos contextos eliminar las interrupciones por completo, pero hemos de tener un método para evitar todas las que podamos:

  • Consultar el email/mensajes (personales y de trabajo)sólo en momentos concretos y cuando sabemos que podremos responder (y no cada vez que recibimos uno) De nada me sirve leer un mail de un cliente a las 23h, o ver un mensaje de un amigo justo antes de entrar en la ducha. No te preocupes por “¿y si es algo urgente?” .. de ser así llamarán varias veces o buscarán la forma de contactarte.
  • Cuando precisamos concentrarnos, comunicar que no queremos ser interrumpidos para que los demás lo tengan en cuenta.
  • No empieces varias cosas a la vez. Si por ejemplo en el trabajo te piden una nueva tarea importante mientras estás haciendo una cosa, toma nota para ponerte con ello en cuanto acabes. Repito: Una cosa a la vez.  Si estás cocinando no dejes lo que estás haciendo “un momento” para irte a regar las plantas porque las ves algo mustias,  y además escribir un whatsapp a tu hija.. una cosa a la vez. Si no te da tiempo de empezar y acabar algo, define mejor el tiempo o hasta dónde lo harás. ( Por ejemplo: “voy a planchar lo que me de tiempo en media hora”.” Voy a estudiar el temario de Biología de 16 a 17.30″, “voy a leer el primer capítulo”.. etc.)
  • En el trabajo establece unas horas para recibir llamadas, y consultar mails. También puedes comentar a los demás tus horarios para que lo tengan en cuenta  (“llámame preferentemente a tal hora que suelo estar más disponible”, o “consulto los mails a mediodía y a media tarde”..)
  • Por supuesto si necesitas concentrarte en algo elimina posibles interferencias:  fuera móvil, redes sociales, internet.. etc. Puedes incluso impedirte tu mismo la entrada a determinadas webs y apps utilizando otros programas y apps como Self Control, o Focus, entre otros que podrás encontrar. También puedes quitar el sonido a las notifcaciones de móvil, apagar la tele, o si se acerca tu amigo a charlar comunícale amablemente que estás ocupado y que si no le importa habláis luego.
  • ¿Te cuesta mantenerte concentrado? Puedes recurrir a técnicas como Pomodoro o practicar ejercicios de atención plena o mindfuldness para entrenarte a concentrar tu atención.
  • Organiza tu entorno: procura que tanto tu casa como tu espacio de trabajo estén limpios y ordenados, el orden de nuestro entorno físico ayuda al orden mental.

Reflexiona: ¿Cuáles son los distractores más habituales en tu día a día?


Diferenciar lo urgente de lo importante:

¿Recuerdas el cuento de las piedras y el frasco? ( si no lo has leído puedes hacerlo AQUI) ¿Cuáles son tus piedras grandes? ¿qué cosas son importantes o prioritarias? ¿Familia, salud, amigos, una actividad que te hace disfrutar, inquietudes intelectuales..?

Muchas veces estamos llenos de pequeñas cosas urgentes.. (arenilla) .. que no nos deja lugar para lo realmente importante. Hacemos mil cosas y tenemos la sensación de no haber hecho nada. Haz una lista de tus “piedras grandes”, de las cosas que son importantes en tu vida. Luego tradúcelo en acciones concretas que puedas incorporar en tu día a día (por ejemplo: llamar a mi Padre cada martes a las 20h, ir a clase de yoga el sábado a las 10h, jugar media hora con mi hijo al llegar a casa del trabajo, quedar para tomar un café con mi amiga Marta, dedicar el domingo de 20 a 21 a escribir poesía en mi libreta..)


Busca un método para organizarte. lleva agenda. Planifica.

Si, puede parecer muy obvio, pero no lo es: la planificación es fundamental. Planifica por escrito. Muchas veces confiamos en nuestra mente para todo y no recurrimos a soportes externos.. Mal. No satures la “Ram” de tu cerebro con listas de tareas, usa herramientas externas: apps, agendas, calendarios, etc. Tanto para lo profesional como para lo personal. Hay métodos como el GTD (Get Things Done) que pueden darte pautas de organización, o puedes buscar tu propio método: pero aprende a planificarte a corto, medio y largo plazo; y a no confiar solamente en tu “cabeza”. Lleva agenda, planificadores, listas, calendarios.. etc. Puede ser difícil al principio si no tienes el hábito de hacerlo, pero puedes aprenderlo e incorporarlo en tu día a día.

Hay muchas herramientas que puedes utilizar, algunas de las que yo utilizo por ejemplo son: Google Calendar, Trello, Evernote y libretas.

¡Toma nota de todo!¡Trabaja tus ideas por escrito!

Tanto de las actividades que precisas realizar en tu día a día, como de tus ideas, proyectos a largo plazo, películas que te han recomendado, lugares que te gustaría visitar, libros que leer, objetivos personales.. etc.

Por ejemplo: Tener una lista de películas recomendadas y echarle un vistazo cuando decidas pasar una noche de cine facilita las cosas. O ir desarrollando una idea que se te ha ocurrido de un nuevo proyecto en una libreta y juntar toda la información al respecto para plantearte el llevarla a cabo y cómo, evita que esa idea se pierda y facilita que puedas desarrollarla y concretarla mejor.

Se trata de conseguir un buen equilibrio entre planificación e improvisación: ordenar y planificar tu día a día, tu ocio, tus ideas, pero sin ser rígido.


A la hora de apuntar las tareas en tu agenda o planificador ten en cuenta:

  • ¿Cuáles son las actividades/tareas más importantes y cuáles las rutinarias?
  • Divide las tareas grandes o a largo plazo en pequeños pasos hasta llegar a tareas que puedas ir colocando en tu agenda diaria.(Por ejemplo: “preparar la fiesta de cumpleaños de Ana” se traduce en acciones como: comprar globos, buscar receta de tarta y comprar los ingredientes, hacer las invitaciones, enviarlas.. etc)
  • ¿Qué quieres acabar hoy?
  • ¿Cuánto tiempo te llevará cada cosa? ten en cuenta incluso un margen de imprevistos y/o tiempos de desplazamiento.
  • ¿Cuál es tu mejor momento del día? Hay horas del día en las que rendimos más, tenemos más energía, y otras en las que no. Ten en cuenta tu nivel de energía a la hora de asignar las tareas en tu agenda.
  • Traduce tus objetivos en acciones concretas para llevar a cabo (Por ejemplo: “Ponerme en forma” se puede traducir en: “salir a correr 20min por la mañana Lunes, Miércoles y Viernes”, “ir a patinar el domingo”, “Hacer la lista de la compra del sábado priorizando fruta, verdura y productos saludables”)

Revisa. Detecta problemas y busca soluciones:

pensamiento irracionalPersonalmente me gustan las planificaciones y revisiones semanales, pero lo importante es ir haciéndolo cada poco tiempo: revisa tu agenda y evalúa “cómo fue la semana”. ¿Has cumplido todo lo que te has propuesto? ¿hay cosas para las que no has “encontrado hueco”? ¿Qué ha pasado?

Puedes de esta manera detectar problemas y solventarlos:

  • ¿Me llené la agenda con demasiadas cosas para este día?
  • ¿Definí mal los objetivos ?
  • ¿Tuve falta de motivación? ¿me puse excusas para no hacerlo?
  • ¿No tenía energía o no conseguía concentrarme?
  • ¿Prioricé otras cosas que no estaban en la agenda o me distraje?
  • ¿ Me llevó más tiempo del previsto?
  • ¿Algún imprevisto?

Esta revisión hará que la planificación de la semana siguiente sea mejor, y que puedas trabajar los problemas que te hayan impedido cumplir tus objetivos.


Cambia los “Tengo” por “Quiero”:

Como he comentado en varias ocasiones, la forma que tenemos de contarnos a nosotros mismos las cosas determina cómo las vivimos emocionalmente.  Si hay una palabra que quite energía esa es “Tengo”– Si planifico mi día usando este imperativo es probable que acabe agobiada y desmotivada:

” Hoy TENGO que, esto y lo otro, y TENGO que…” ufff ya de sólo pensarlo me pesa.

Sin embargo cuando usamos otras palabras como “me gustaría”, “quiero”, “elijo”, “prefiero”.. la sensación es diferente:

  • “Hoy TENGO que ir al gimnasio” Vs “Hoy ME ENCANTARÍA ir al gimnasio”
  • “Hoy TENGO que terminar el informe” Vs “Hoy QUIERO terminar el informa”
  • “TENGO que ir al supermercado al salir del trabajo” Vs “PREFIERO Prefiero ir al supermercado hoy cuando salga de trabajar”
  • “QUIERO aprender a planificarme mejor” Vs “TENGO que planificarme mejor”
  • “Voy a hacer una lista con lo que ELIJO hacer para hoy” VS “Voy a hacer una lista con lo que TENGO QUE hacer para hoy”

¿Se siente diferente verdad? 


Algunos tips para ahorrar tiempo en el día día:

Te comento alguna de las cosas que a mi me ahorran tiempo:

  • Ahorrar tiempo evitando todos desplazamientos que pueda: Las nuevas tecnologías ayudan mucho: hacer compras online y que las traigan a casa (desde alimentación a ropa ), reuniones por Skype en lugar de presenciales, hacer los trámites de manera telemática (Banco, impuestos, etc.) con el DNI electrónico se pueden realizar la mayoría de los trámites online.
  • Planificar los menús semanales y comprar cada semana lo que necesitas: el no tener que preocuparnos de antemano sobre qué vamos a comer cada día por tenerlo ya programado ahorra mucho tiempo y energía mental, además hacer la compra con una planificación también ayuda.
  • Planificar lo que vamos a vestir cada día. Como en el caso anterior también nos ahorra tiempo.
  • Delegar, repartir tareas entre el equipo de trabajo (o familia). Puede parecer obvio, pero a veces cuesta delegar tareas en otros, tanto en lo laboral como en lo personal, desde tareas domésticas a temas laborales. A veces hay cosas que no es necesario hacer nosotros mismos, pero como estamos acostumbrados a hacerlo siempre nosotros no se nos ocurre pedir colaboración o darle esa tarea a otra persona.

¿Hay algunos otros recursos o cosas que tú utilices para organizar mejor tu tiempo?

¡Cuéntanoslo en los comentarios!


55 comentarios en “Cómo organizarme mejor y sentir que aprovecho mi tiempo”

  1. Tienes razón, es muy importante autoanalizarse. Yo uso la herramienta Kanban Tool (kanbantool.com/es) para organizar las tareas que realizo y medir el tiempo que tardo en cada una. Estoy muy contenta porque la herramienta me ofrece muchos análisis útiles y así sé que es lo que me funciona y que debería mejorar.

  2. Wooow me encantó leerlo, es justo lo que necesito tengo a mi bebé de 2 años y a veces siento que le pongo más atención a mis tareas domésticas que a ella, siempre ando apurada, con mis quehaceres, hacer ejercicio, cocinar, llevarla a sus clases tener la casa limpia y jamás me siento que hago algo y es justo lo que necesitaba leeer ME ENCANTO!!! MIL GRACIAS
    Lo voy a poner en práctica a partir de hoy ❤️

  3. ¡gracias!
    Ha sido de gran ayuda, recientemente me separé de mi pareja por años todo giraba en torno a lo que hacíamos juntos, que ahora mismo no sabia que hacer y encontré este sitio, me gustó mucho sigan haciéndolo es genial
    DIOS LOS BENDIGA

  4. La verdad fue un excelente articulo para mi, felicidades Paola eres una excelente profesional y mil gracias por compartir toda esta información tan clara y precisa.

  5. ¡Wao! Excelente artículo soy un poco desorganizada pero al leer esto de verdad me deja en claro lo importante que es organizarse bien, y los tips son muy detallados y entendibles

  6. Hola Paola, Me encantó tu artículo. Me resultaron muy interesantes las sugerencias y las herramientas que nombras. Encontré lo que buscaba. Llegué al artículo angustiada por el desorden y la falta de eficiencia, cansada de terminar el día y tener esa sensación de no haber hecho nada. Gracias a todas las que comparten su experiencia en los comentarios, también sirve. Ahora estoy feliz de tener un plan, un abrazo desde Argentina.

  7. Excelente tema y lectura, a partir de ahora leeré todos tus artículos, una buena lectura de temas que te suman como persona y te dan tips para llevarlo a cabo, es realmente fantástico, ya que aveces la desorganización puede ser más común de lo que parece, la verdad que tu manera de explicar todo este proceso y detallarlo con ejemplos me resultan bastante interesantes, lindos y prácticos, muchas gracias por compartirlo con todos nosotros, en lo particular, estoy bastante agradecida contigo.
    Saludos desde Lima, Perú
    Bendiciones.

  8. Holaa me encanta el tema de la organizacion pero por ejemplo yo soy una persona resolutiva creo osea trato de qe el tiempo me alcance o me adelanto a las cosas como poner ropa a lavar y luego irme a cocinar o sino organizarme para no perder tiempo pienso todo lo que necesito antes de salir a la calle eso es normal no?

    1. Hola Antonella,
      En relación a tu comentario, considero que tu nivel de organización y planificación son muy beneficiosos para ti, por lo cual, no creo que sea necesario que te cuestiones si es “normal”, ya que, se puede entender desde diferentes enfoques la palabra “normal”, quizás para algunos sea normal y para otros “anormal”, sin embargo, cada persona es única.
      En ese sentido, lo que te debes cuestionar es si ese ritmo de organización te es útil, si es así ¡genial!, de lo contrario puedes ir modificando quizás algunas rutinas, en general creo que lo que haces a nivel de organización es digno de admiración :).
      Que tengas un excelente día.

  9. hola, es la primera vez que busco información sobre gestión del tiempo. he encontrado muchos datos realmente interesantes… los pondré en práctica, sin mebargo lei un comentario muy interesante, acerca de tapar con ciertas actividades unosnproblemas… no sé si ese se ami caso pues antes cuando sentia que la tristeza me invadia trataba de llenarme de cosas , ojo me gustaban, pero que era para mantener mi mete ocupada y no tanto en los problemas. espero que en esta nuev etapa pueda apoyarme en estos consejos para mejorar mi organización y no tomarlo como algo que ocupe mi mente, sino como realmente productivo en mi vida. gracias un abrazo a la autora

  10. querida persona muchas gracias por compartir esta maravillosa información era precisamente lo que estaba buscando ya que a veces soy muy dispersa o de tanto pensar en todas las cosas que quiero hacer no hago nada como que me congelo, gracias por ayudarme a empezar en este camino de la organización de mi tiempo, bendiciones y buena vibra.

  11. Es increíble me encantan los ejercicios, a mi me pasa que cuando no estoy trabajando o haciendo algo que sienta productivo me siento mal, puedo estar con mis amigos bebiendo café y sentir que pierdo el tiempo no logro vivir y disfrutar de los momentos, por que será?

    1. A mí me pasa al revés. Me salen las actividades por las orejas y no tengo segundos para estar en paz. Me doy cuenta de que me han imponiendo muchos “tienes que”: “tienes que hacer deporte”, “tienes que leer”, “tienes que saber más acerca de tu profesión”, “tienes que ocuparte de la casa”, “tienes que cuidar de la familia”.

      Yo creo que los demás raramente se dan cuenta de todo lo que te ponen encima. El día tiene 24 horas y todo eso es imposible. Cuando tenía veinte años hacía una sola cosa (mis estudios) y alguna cosa pequeña en paralelo (como aprender inglés). Y ya. El resto del tiempo era para cines, libros o salir.

      Todo empezó con mi depresión, para la cual todas las respuestas eran: “ocúpate”, “apúntate al curso de tal”, “practica deporte”, “aprende otro idioma”, “haz un voluntariado”. Y así se me han ido desdibujando las prioridades y las metas. Creo que nos hemos acostumbrado a “tapar” un problema con evasiones varias que no llegan a ningún sitio. Porque los problemas que me llevaron a la depresión siguen ahí y ninguna actividad los ha resuelto.

      Por eso dejé de ir al psicólogo. En lugar de afrontar las cosas, sólo siento que me conducen a evadirme o distraerme. Creo que deberíamos ser un poco más responsables con las indicaciones que damos a los demás.

      1. Hola! Me llamo Karen y leí tu comentario y me llamo mucho la atención. No soy psicóloga ni mucho menos, pero me sentí como tú en algún momento. Hacía, es más aún sigo haciendo, millones de cosas en el día. Pero cuando toque fondo y me vi sola y haciendo cosas que realmente no quería hacer pero ya estaba medio obligada a hacerlas, me auto-di una bofetada y dije: Para la wea! (soy chilena) es como preguntarse ¿Qué estas haciendo con tu vida? y ahi me fui en las preguntas esenciales… Por qué? Para qué? y me empecé a preguntarle a mi yo mas interno qué quería hacer realmente, pero transforme mi vida, le cambie el enfoque y aunque sigo haciendo las mismas cosas, por lo menos por ahora, ya las hago con un propósito mas alineado conmigo misma y más alegre. Sé que todo tiene que ver con el contexto y las experiencias de cada persona EN PARTICULAR, pero a mi me resulto, seria bakan que a ti tambien te funcione. Consejo! Escribe un diario de vida, medita 😀 y elimina todo lo que este a tu alcance actual que realmente no quieras hacer, por cierto… esa es una etapa exploratoria 😉 Sólo que hay que empezar a decidir que es lo esencial. Que te vaya regio, estupendo y maravilloso en tu camino! 😀

  12. esto en verdaad me va ayudar bastante pero el tema ese de repartir las tareas en familia pues no es mi caso aunque solo estemosyo y mi madre y mi hermana de 3 anos mi madre no esta dispuesta ayudarme en las tareas domesticas cosa que me llevan muchisimo tiempo de mi estudios y de mis clases por la tarde y no se como decile que me ayude sin q se enfade o me pida que haga mas por quejarme puesdes darme algun consejito o algo q entonces se lo agradecere de aqui a la luna pero gracias ingualmente

  13. Este artículo es interesante para ser compartido en LinkedIn, pero no he visto el link para hacerlo. La gestión del tiempo da mucha paz mental y se aprovecha mejor el día en el trabajo y en lo personal, dando la sensación de felicidad porque hacemos más cosas (por tanto disfrutamos más) y completamos objetivos, lo cual da satisfacción.

    1. Gracias Laura! Pues tienes razón.. no sale la opción de compartir en redes sociales, no sé por qué.. 🙁 lo revisaré a ver si consigo arreglarlo. Es verdad que la buena gestión del tiempo da mucha paz mental 🙂 Un abrazo!

  14. ELIBETH RIVERO RIVERO

    Hola la verdad me agrado la forma en que nos brindas nuevas herramientas para la modalidad de estudio que iniciamos y sobretodo es una satisfacción el organizar nuestro tiempo de manera satisfactoria

  15. Muy bueno el articulo y muy conveniente para la temporada que estamos de “cierre de año e inicio del nuevo”. Aunque haya cosas que sepamos es excelente tener alguien que te recuerda atender: el orden, disciplina y planeacion.
    Gracias Paola!

  16. Hola paola.! wow me gusto mucho y de veras es muy util este tema; pienso que realmente muchas veces cometemos el error de no organizarnos bien y por ende sucede que dejamos todo a medias y, a la vez nos sentimos frustrados porque no acabamos realmente con las tareas que tenemos en mente, quedamos pensando que el tiempo se nos escapa de las manos, y como dices pareciera que las horas del dia no nos alcanzan para dar por terminada todas las cosas que queremos hacer. Realmente te felicito por este gran articulo ya que a traves de este nos enseñas y nos animas a organizar mejor nuestro tiempo. Muchas gracias y Bendiciones. Saludos!

  17. Siomara Ramirez

    Hola, me gusta su pagina siempre tengo algo que aprender gracias. Ahora estaré practicando como organizar mi tiempo.
    Me gusta las publicaciones

  18. Hola Paola, te saludo desde Venezuela , disfruto mucho leer tus publicaciones y ponerlas en práctica me ayuda muchisimo. excelentes tips para organizar mis tareas diarias sobre todo en el hogar

  19. Valen los consejos…. y es cierto que muchas veces empezamos algo y luego lo dejamos a media para empezar otra cosa que queda también a medias por volver a lo que hacia en un principio y luego te acuerdas de hacer otra cosa… y empezó el enredo y el tiempo se fue…
    cuando se tiene familia es bueno que esas planificaciones de tiempo sean propuestas en conjunto: las cosas en común y las cosas individuales, pues si planificas para ti a veces la familia rompe esa planificación porque no tomaste en cuenta las actividades o compromisos familiares…
    Me gusto mucho el articulo… gracias!!

  20. Gustavo Muñozz Orozco

    Hola Paola, soy Gustavo Muñoz, soy mexicano y estudié la licenciatura en Desarrollo Humano, me gustan mucho tus publicaciones, agradecería publicaras algo en relación al miedo.
    Mi tesis es en relación al miedo que experimentan los alumnos poco ántes de terminar una carrera.
    Saludos

    Gracias

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